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幹事さんマニュアル

初めて幹事を任された場合、まず、何をどうすればよいか迷うことと思います。旅行全体の企画から乗り物、宿泊先の手配、参加するメンバーをまとめることも幹事さんの仕事のひとつ。

ここでは、幹事さんご自身がバス旅行を企画し、自分たちですべて手配した場合の流れをマニュアルとしてまとめてみました。参考になさってください。

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バス旅行企画・全体スケジュール

6ヶ月前

役割分担を決め、ミーティング役割分担を決め、ミーティング

会計担当、宴会担当、連絡係、記録係など、さまざまな役割を1人の幹事さんが兼任するのか、誰かに応援を頼むのかまずは役割分担を決め、誰が何をいつまでやるのかなど、事前にミーティングを持ちましょう。

情報収集し、行き先や日程、おおまかな行動予定を決定情報収集し、行き先や日程、おおまかな行動予定を決定

過去にバス旅行を実施しているようであれば、それを参考に、なければ既存のバスツアーや旅行ガイドなどを参考にするのもいいでしょう。参加者にアンケートをとり、予算をもとに何をしたいか、どこに行きたいか、など、おおまかな予定を決めます。初めて貸切バスを借りるのでどのぐらいかかるのか、およその目安を知りたい場合は「貸切バス料金の目安」のページを参考にしてください。

5ヶ月~3ヶ月前

宿泊先の手配、旅行プランの詳細決定宿泊先の手配、旅行プランの詳細決定

人数が多い場合や土日、祝日などは宿泊先の確保が大変。また、貸切バスの予約もとりにくくなるので注意。参加人数をある程度確定し、宿の手配を始めておきましょう。 

「貸切バスの達人」では、空きバス状況をリアルタイムで確認できます。ご希望の日時に空きバスがあるかどうかぜひ、確認しておきましょう。

空きバスを確認する≫
上手な旅行スケジュールの立て方≫


まとまった人数で移動する際、トイレ休憩の場所や食事の場所をあらかじめ確保しておきたいもの。最近は「道の駅」に注目が集まっています。ユニークなお土産や足湯などとの土地ならではのサービスもいろいろ。ぜひ参考にしてください。

3ヶ月~1ヶ月前

「貸切バスの達人」で見積り取り寄せ・予約「貸切バスの達人」で見積り取り寄せ・予約

利用日時、利用人数、使い方(送迎のみか宿泊をともなうかなど)、出発地と目的地が決まったら、さっそく見積りをとってみましょう。いくつかのバス会社に料金を出してもらい、いろいろ比較した上で決定するのがオススメです。サイトの利用も見積りも無料ですので、お気軽に活用してください。

バスの種類は、参加人数で決めるのが一般的です。この他、旅へのこだわりやバスの用途によって選ぶこともできます。詳しくは、「こだわりで選ぶ」 「目的・用途で選ぶ」のページを参考にしてください。

バス料金の支払い(入金のタイミング)は、原則前払いになります。予約の際、期日や入金方法をよく確認しましょう。わからないことがあれば、事務局までご相談ください。
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1ヶ月~2週間前

バスを予約、旅のしおり等を作成バスを予約、旅のしおり等を作成

【遅くとも1ヶ月前にはバスを予約しておきましょう。】

旅行会社に依頼するのと違い、バス旅行に関わるすべての準備や手配は幹事さんの仕事になります。昼食をどこでとるか、旅行先で観光や何かアクティビティを計画している場合はその予約、駐車場の確保など、細かい準備が必要です。 当日までの予定ややるべきことの一覧表をつくり、もれがないかなどを確認しながら、準備を進めていきましょう。

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貸切バス運行契約について≫
すぐに役立つ!出発前から当日やるべきリスト≫

当日

ガイド進行ガイド進行

集合時間よりも早めに到着しておきましょう。バスの運行予定をドライバーの方と確認。メンバーが到着したら、タイムスケジュールの告知やバス車内での注意点などを説明しましょう。

バス車内の注意事項 ≫

【旅行終了後】
バス旅行の総括をしましょう。旅費の精算、会計報告、旅行の反省点や次回の課題出し、参加者へのアンケートなども行うと次回の参考になります。

上手な旅行スケジュールの立て方

バスで行くことが可能かどうかを確認バスで行くことが可能かどうかを確認

だいたいの目的地を決めたら、バスの通行が可能かどうかを調べます。宿泊先に問合せてもいいでしょう。冬期の通行止めや上高地のようにマイカーの乗り入れを規制しているエリアもあります。土砂崩れや通行止めなどの可能性もあります。地元の観光協会などに問い合わせて、情報を集めておきましょう。

バスの駐車場の確保と通行許可が必要な場合の手続きを確認。博物館やテーマパークなどへの立寄りを予定している場合は、あらかじめ予約が必要な場合が多いようです。

また、会社や工場、学校などを集合場所や立寄り先にする場合、事前に許可が必要な場合があります。特にセキュリティの厳しい施設の場合、車検証の写しやドライバーの免許証の写しの提出を求められる場合がありますので、早めに手続きを済ませておきましょう。

時間配分を考える時間配分を考える

出発地から目的地までの移動ルートや所要時間から、トイレ休憩や食事のタイミングなど、まずは大まかな予定を決めます。
「ナビタイム」などを参考にすると便利です。
人数が多い場合は、あらかじめ食事をするお店を予約しておきましょう。また、バスの駐車場の確保も幹事さんの仕事になります。車内で宴会を楽しみながら移動する場合は、トイレ休憩の回数を多めにとること。また、集合時間に遅れる人がでてくると想定し、時間配分は余裕をみて、参加者には早い集合時間を伝えるようにします。

タイミングよく食事がとれそうなお店がない場合は、お弁当を手配するのもオススメです。

観光先やアクティビティを決める観光先やアクティビティを決める

時間配分の中で立寄り先を選定します。貸切バスの場合はタクシーと違い、当日、立寄り先を急に変更することはできませんので、雨になった場合の予定も考慮に入れて決定するのがいいでしょう。

どこか施設を利用する場合は、休業日や開館・閉館時間を確認。施設やアクティビティの予約、駐車場の手配は幹事さんの仕事です。特に冬場は日没が早いので訪れる時間帯に注意してください。

宿泊施設を手配宿泊施設を手配

予約する際、参加者の人数とその内訳(男女比や子どもの人数など)を伝えるとともに、バスでいくこと、到着予想時刻を連絡します。宿の近くまでバスで行けるか、駐車場の有無と有料か無料かを確認します。宴会をする場合は会場の確保、人数が多い場合は、二次会会場の予約も忘れずにします。

バスの運転手、バスガイドも同行する場合は、その宿泊の手配もします。宿側にバス乗務員も宿泊する旨を伝えると、専用の部屋を用意してくれることが多いようです。(1泊2食付で6,000~8,000円程度)宿泊費はバス代とは別で実費精算になります。

参加人数には変更がつきものです。いつからキャンセル代がかかるか、どのぐらいかかるかの確認を忘れずに。宿泊先が温泉の場合は入湯税が別途かかります。サービス料やホテル税の有無なども聞きましょう。

悪天候や災害による中止の判断悪天候や災害による中止の判断

台風、豪雨、降雪による通行止め、公共の交通機関が止まってしまった場合の対処法をあらかじめ決めておきましょう。台風や雪は天気予報である程度予測可能です。いつまでのキャンセルなら費用がかからないかを確認し、その日までに中止するかどうかの判断をします。 

公共の交通機関が止まってしまい、参加者がバスの集合場所までこれない場合、どのように対応するかも事前に決めておきましょう。

すぐに役立つ!出発前から当日やるべきリスト

出発前にやるべきリスト

  • 旅のしおり作成し、参加者に配布
  • 幹事さん用の進行表(タイムスケジュール)作成
  • 参加者名簿(各自の緊急連絡先を含む)作成
  • 旅行傷害保険に加入
  • 宿泊先周辺の医療機関(場所、連絡先)を調べておく
  • 会計用書類(旅費精算用紙、現金出納帳等)
  • バス車内で必要な準備品手配(お弁当、飲み物、車内で楽しむゲームなど)
  • 当日精算が必要な駐車場代、有料道路代等をあらかじめバス料金と一緒に前払いしておくか、運転手さんに立て替えてもらい、当日現金精算するかを決めておく
    ※高速道路の料金所で座席を立って移動すると、シートベルト着用違反になることがあります。

バス旅行で準備するとよいもの

  • 現金(当日精算に必要なもの)
  • ガイドブック、地図
  • ビデオ、カメラ
  • 救急箱(バンドエイド/風邪薬/胃腸薬/頭痛薬/うがい薬他常備薬等)
  • 場所によって日焼け止め、虫除け、虫さされの薬、使い捨てカイロ
  • ビニール袋
  • ウェットティッシュ
  • ソーイングセット
  • 輪ゴム、ひも、安全ピン
  • 封筒(大・小)、一筆書き便箋、筆記用具

当日にやるべきリスト

  • 集合時間よりも30分前には到着、運転手さんやバスガイドさんとの顔合わせ、打合せを済ませておく
  • 全員揃ったら、出発前にタイムスケジュールを確認
  • トイレ休憩等でバスを離れた場合は、必ず全員戻ってきたか「顔と名前」を確認。
    ご年配の方がメンバーにいる場合は特に注意です。
  • ゴミの処理。バス車内で出たゴミは持ち帰るが原則。パーキングエリアやサービスエリアで捨てたりしないように。
    バス会社へ処理を依頼する場合は、事前に相談しておきましょう。
  • 下車する際、忘れ物の確認。参加者に声かけするのはもちろん、最後に幹事さん自ら座席、座席背面の網ポケット、 足元、上部の棚、トランクルームなど、ひととおり見回りましょう。
※トランクルームはエアコンが効きません。食品など暑さに弱いもの、楽器など急激な温度・湿度変化に弱いものは入れないようにしましょう。
※運転手さんの宿泊費や駐車場代などの実費は幹事さんがその都度清算してください。運転手さんにお願いする場合は、なるべく事前に渡しておくか、降車時(当日)に清算するようにしましょう。

【お役立ちリンク】
お土産手配を事前にしておけば当日楽々。
「全国お土産情報」のページをチェック!

「貸切バスの達人」編集部がはじめてマイクロバスを借りてバス旅行にでかけてきました!
貸切バスの手配から予約、旅行企画など、体験談もぜひ参考にしてください。

・初めてのバス旅行幹事体験談

バス旅行におススメ!盛り上がるゲーム企画

貸切バスは単なる移動手段だけではありません。車内で過ごす時間も楽しくみんなで盛り上がれば、親睦も深まりますよ!他のお客様を気遣う必要はないので、自分たちだけで自由に過ごせます。ここでは、バスの中でできそうなゲームをいくつかご紹介。ぜひ、参考にしてください。

「文章ゲーム」のイラスト
文章ゲーム 「いつ」、「どこで」、「だれが」、「何をした」を紙1枚につき1項目ずつあらかじめを記入し、回収。それぞの項目ごとに別の袋や箱に入れて準備します。 いくつかのグループ分けをしておき、それぞれのメンバーが1枚ずつ引いて、「いつ」、「どこで」、「だれが」、「何をした」のか発表していくというシンプルなゲーム。優秀賞やユーモア賞などを決めて商品を用意するとさらに盛り上がります。

5・7・5など文字数を限定して、俳句や短歌にしてもおもしろいですね!
「○○は誰だ!?ゲーム」のイラスト
○○は誰だ!?ゲーム 事前に参加者へアンケートなどを実施。「好きな食べ物は△△」、「休日は□□へよく出かけている」、「実は○○にすごく詳しい」、など、その人の人となりがわかるようなヒントを出していき、誰のことを紹介しているか当てるゲーム。

逆にその人のイメージをあらかじめアンケートで聞いておき、自分のことをいわれている!と、自己申告するというパターンもおもしろそうです。
「ロシアンルーレット」のイラスト
ロシアンルーレット バスの車内で宴会をするなら、お寿司やピザなどの食べ物にわさびやからしをたっぷりいれたものを混ぜておき、誰が食べたのか当てるというゲームも盛り上がります。

グループ対抗で優勝者にプレゼントを用意するとさらに楽しめますね。

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