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初めてのバス旅行幹事、やらなきゃいけないコトはこれ!

バス旅行幹事のやるべきことは?

こんにちは、編集部Iです。
前回に引き続き、初めてのバス旅行幹事体験談をお伝えしていきます。

ワイナリーバスツアー

山梨ワイナリー日帰りバスツアーを考えてみた! ※写真はイメージです。

さて、行程変更後のバスの再見積りをとり、料金を支払い、予約完了。貸切バスは「マイクロバス」を選び、運行おお願いするバス会社は「恵美観光バス」さんに決定です。

恵美観光バス

(写真提供: 恵美観光バス)

その後「貸切バスの達人」事務局から

『各施設の駐車場を予約して、決まったら連絡してね』

といわれていた編集部I。
そうです。バスの駐車場手配も幹事さんの大事なオシゴト
とりあえず、立ち寄り先の施設に連絡し、マイクロバスが停められる駐車場の有無を確認しました。

【決定した行程】
●九品仏商店街「旭屋酒店」 8時30分出発

●トイレ休憩(1回) 9時30分頃

●盛田甲州ワイナリーで約1時間ワイナリー見学 10時40分着/11時40分発

●甲州近代産業遺産「宮光園」見学 11時45分着/12時5分発

●ほうとう料理「一味家」 12時15分着/13時15分発

●ルミエール 約30分ワイナリー見学 13時25分/14時10分発

●葡萄工房「ワイングラス館」見学・買い物 14時20分着/15時発

●トイレ休憩(1回) 16時頃の予定

●九品仏商店街「旭屋酒店」 17時30分着 解散予定

盛田甲州ワイナリー、ルミエール、一味家、ワイングラス館はマイクロバス駐車場ありとの回答。
「宮光園」は向かい側にある「メルシャン博物館」に駐車OKということでした。

駐車場手配は大事な幹事の仕事

駐車場に関しては特に予約は不要ということで、当日、訪れる団体名と人数を連絡。

ワイナリー見学は団体受け入れということで、通常の見学時間と異なる時間を設定してもらったため、幹事の連絡先などをファックスで送りました。

ルミエールは15名以上から受け入れ可能とのこと。見学を予定している幹事さんは、事前に相談してみてくださいね。

道路使用許可書はいる?いらない?

さて、ここで大きな課題が残りました。

マイクロバスの発着所として、商店街の中にある店舗前を考えています。

九品仏商店街は普段、スクールゾーンとして朝夕は車両通行禁止になります。土曜日だけは車両通行禁止ではないので、お店の前までマイクロバスは入れます。

ただ、参加者が乗降りする際にお店前にバスを駐停車できるのか?

ということで管轄の「玉川警察署」の交通規制課に電話。

警察署に確認してみた

そのときの回答は

「警察庁のホームページにある“道路使用許可申請書”をダウンロードして記入の上、当日マイクロバスを運転するドライバーさんの免許書写し、車検証の写しを持参して申請してください」。

といわれました。

申請してから3営業日ぐらいで許可がおりるとのこと。運行前、1~2週間ぐらいには申請しないと・・・ということになりました。

バスの運行を引き受けてくれた恵美観光バスさんにお願いし、免許書と車検証の写しを入手。

ところが・・・。

再び玉川警察署に連絡したところ

「申請は不要!」

という回答が・・・。

九品仏商店街は、バスや大型トラックが進入禁止には指定されておらず、片側1車線の道路ですが、マイクロバスを停めても、追い越し・すれ違いができるだけの道路幅が確保されているとのこと。

ナンテコッタ・・・。

この失敗の原因は最初に電話した時に「道路使用許可申請はどのように手続きしますか?」と聞いてしまったこと。
「これこれこういう場所なんですが、申請は必要ですか?」と聞けばよかった・・・。

初めから申請するつもりで質問してしまったので、必要な手続きを教えてくれたワケですね・・・。
でも、道路使用許可申請手続きについて理解できたので、ぜひ参考にしてくださいね!

みなさん、この標識が「大型乗用自動車通行止め」標識です。
出発場所を決めるときはチェックしておきましょう!

大型バス進入禁止の標識

*大型乗用自動車と特定中型乗用自動車(乗車定員11人以上)は通行できません。(大型バス30人以上・マイクロバス11人以上29人以下)

この他、駅などを昇降場所に指定するときは、貸切バスが駐停車してもよいか必ず確認を。
「路線バス」はオッケーでも「貸切バス」はNGということもあります。
また、有料の場合もあるので、金額なども確認しましょう。

バスが通行できるかどうかはGoogle mapの衛星写真で確認できます。

道路に書かれている交通規制に関してもしっかりチェックしておきましょう!

※もし、自分たちでどうしても駐車場手配ができなかった!という場合は、事務局まで相談を。手配手数料はかかりますが、代行してくれる場合もあります。

ワイナリーバスツアー参加者確定までの長い道のり・・・

さて、もろもろ手配は済みました。あとは、参加者の確定です。

皆さん、興味はあるものの「予定が先」、「3連休の初日」ということで、申し込みはいただくもののなかなか人数が確定しません。

旅行幹事を担当していちばん気をもむのは、参加者確定までの道のりではないでしょうか・・・。

ちなみに貸切バス、キャンセル料はいつぐらいからかかるのでしょうか?

「貸切バスの達人」のホームページに公開されている「貸切バスの予約について」のページのキャンセル料についてをチェックしましょう!

—————————————————
(1)運行日から14日目にあたる日以降の取消 :バス料金の20%
—————————————————
(2)運行日から7日目にあたる日以降の取消 : バス料金の30%
—————————————————
(3)運行日の前日の取消 : バス料金の50%
—————————————————
(4)当日の取消 : バス料金の100%
—————————————————

とあります。
つまり、今回のワイナリーバスツアーは、7/16(土)が運行日。7/2(土)からキャンセル料が発生することになります。

ここで注意なのは、バス料金とは別に「貸切バスの達人」事務局の手配手数料(5,400円)、取消手続料金(5,400円)とご返金振込手数料(432円)がかかること。

「貸切バスの達人」事務局へ支払う手数料等は「バスを仮押さえ」完了の連絡後(貸切バスの予約完了)に発生するので、ご注意を!

▼貸切バスの予約後やることリストについては、こちらの記事で詳しく解説中!
幹事のやることリスト!人数や行き先変更は可能?>>

人数が確定したら、旅行保険に加入しよう!

と、ここで、もう一つ、忘れてはならないのは「旅行保険」に加入すること。

というのも、バス会社が加入している保険は、バスに乗車中に起きた事故をカバーするためのもの。

バスを降りて、現地を観光したり、買い物している間に起きた事故やケガは補償されません。
1人当たりの負担額は数百円ですので、ぜひ、ぜひ、加入しておきましょう!

「貸切バスの達人」事務局に旅行保険加入の依頼をします。

旅行保険加入のお知らせ

事務局に参加人数と加入したい保険のタイプ(補償額別に3種類ぐらいあります)を告げます。
今回は日帰りということもあり、いちばん安い200円のものに加入しました。
折返し契約内容のメールが届きました。

保険内容の確認メール

振込先が明記されていますので、料金を支払い、契約終了です。

ちなみに、バス会社が加入している保険※についてですが、自賠責保険・共済に加え、最低でも対人無制限、対物200万円以上の任意保険・共済契約を締結することになっています。

※旅客自動車運送事業運輸規則第19条の2、「旅客自動車運送事業者が事業用自動車の運行により生じた旅客その他の生命、身体又は財産の損害を賠償するために講じておくべき措置の基準を定める告示」参照のこと。

各バス会社により、補償内容が異なるので、気になる場合は、事前に確認しておきましょう!

バス車内での企画「バスレク」は何しよう!?

さて、バス旅行の日は着々と近づいていきます。

東京から山梨まで順調にいって、約1時間30分~2時間ぐらいの道のり。

ス車内で、何か楽しめることを考えようということになりました。

さっそく旭屋酒店・女将に相談。商店街の中にあるカフェでさっそく密談(?)です!

お店にいくとそこにはなんと!!ツアーに参加予定のWさんが・・・!
(地元感満載!?)

私: 「ワイナリー訪問なんで、何か日本のワインに関するクイズとか講義とかが聞きたい!」

女将: 「わかりましたー。何か考えておきます。あと、ビンゴゲームもやりましょう」。

ゲームの定番!ビンゴゲーム

私: 「そういえば、うちのダンナ(寅さんの映画シリーズを全作品制覇)が“寅さんクイズ”やりたいっていってました」。

女将: 「ワインとは全然関係ないけど、ぜひ、やってください!」

ということで、意外にあっさりと決定。

そんなにロングドライブではないので、このぐらいで十分盛り上がるのでは?ということになりました。

ところが、あとでこの希望的観測は大きく裏切られることになります・・・。

幹事のみなさん、バス車内でやるお楽しみ企画は、多めに考えておき、それなりに準備しておいた方がいいですよ!!

その後、ビンゴゲームの景品などを決定。

女将はワインに関するグッズを、私(一応、アロマセラピスト)はアロマテラピーに関するグッズを提供することに。

いよいよ、バス旅行の準備も大詰めです!

(--続く--)

<個人で初めて貸切バスを借りてバスツアーを企画してみたシリーズ>
個人でバスを借りてみた!~初めてのバス旅行幹事~
初めてのバス旅行幹事、やらなきゃいけないコトはこれ!
いよいよ山梨へ出発!ワイナリー巡り日帰りバス旅行
日帰りバス旅行、2か所目のワイナリー「ルミエール」へ

■取材・協力
九品仏商店街「旭屋酒店」

http://www.asahiya-saketen.com/
東京都世田谷区奥沢6-13-8
Tel:03-3701-2544
【営業時間】10時〜21時、水曜定休

★貸切バスの予約についてはこちらの記事も確認してください★

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