貸切バス予約後のやることリスト！人数や行き先変更は可能？
はじめて団体旅行の幹事さんをやることになって貸切バスを予約しようと思っている方は、わからないことだらけなのではないかと思います。
そこではじめて貸切バスを予約する方に向けて、「貸切バスの達人」で予約した後の流れや急な変更やキャンセルがあったときのことについてまとめました。
1. 貸切バスを予約してからやることリスト
2. 貸切バスを予約後にキャンセルしたいとき
3. 貸切バス予約後の各種変更について
4. 貸切バスは、当日の行き先変更はできる？
5. まとめ：貸切バスの幹事さんは事前準備をしっかりと
貸切バスを予約してからやることリスト
「さあ貸切バスの予約がとれた！」と安心している幹事さん、ほっとしたのもつかの間予約後もやっていただくことがいくつかあります。
1. バスの代金を振り込む
貸切バスの仮押さえがとれれば、「予約成立」です！
支払方法は、バス会社によって異なりますが、銀行振込が基本。振込先や期日を確認して、バス料金のお支払をお願いします。
2. 貸切バスの人数と荷物の量の確認
乗車人数と荷物を確定しましょう。ここで気をつけなくてはいけないのが、人数だけでなく荷物も全部積載できるかどうか。
例えば、乗車人数は中型バスで乗れても、荷物を含めると中型バスのトランクには乗りきらないという場合があります。その場合、大型バスを再度手配しなくてはならなくなるかも…。
変わりのバスが見つからないこともありますので、乗車人数と荷物の量は早めに決めて、多くなるようであればバス会社に必ず相談してください！
| バスタイプ | 定員数 | 荷物量（スーツケース） |
|---|---|---|
| 大型バス | 53人（正45+補8） | 約36個 |
| 中型バス | 27人（補なし） | 約20個 |
| 小型バス | 25人（補なし） | 約12個 |
| マイクロバス | 27人（正20+補7） | 約12個 |
※車両によって異なりますので、詳しくはお問い合わせください。
▼貸切バスの荷物室（トランクルーム）特集
貸切バストランクルーム比較 | 大型バスのトランクルーム | 中型バスのトランクルーム | 小型バスのトランクルーム | マイクロバスのトランクルーム
3. 行き先のバス駐車場を手配する
貸切バスの駐車場手配は基本的にお客さま自身にお願いしています。
まずは宿泊先、立ち寄り先に、バス駐車場があるかどうかを確認。駐車場がある場合は速やかに予約をしておきましょう。
宿泊先や立ち寄り先のレストランなどにバス専用の駐車場がない場合は、行き先の施設の方に近くにバス専用の駐車場がないかどうか聞いてみましょう。
団体旅行客が多い場所や施設なら、近くの駐車場事情を把握していることが多いです。
それでも見つからない場合は、ネットで近くにバスが停められるような駐車場がないかを探してみましょう。
例えば渋谷に行く場合ですと、「渋谷＋バス＋駐車場」などのキーワードで調べると比較的見つかりやすいですよ。
東京・神奈川付近のバスの駐車場を調べるには、一般社団法人「東京観光バス協会」のサイトでも調べられます。
4. 運転手の宿泊先を確保する
泊まりで貸切バスを使った団体旅行の場合、忘れてはいけないのが運転手の宿泊先の予約。
1泊以上の旅行の場合運転手の宿泊先はお客さま自身にご用意・ご負担していただくことになります。
自分たちの宿泊が先が決まったら、次に運転手の宿泊先も予約しておきましょう。
運転手の宿泊先はお客さまと同じでもかまいませんが、お客さまの宿泊する宿が高額の場合は近くにある手ごろなビジネスホテルなどを用意する形でも大丈夫です。
ただし、バスを駐車した場所から宿泊先までの交通費や運転手の夕食代や朝食代はお客さまにご負担いただいています。
（お昼代はご負担いただく必要はありません）
▼貸切バスの駐車場と運転手の宿泊先については、こちらの記事で詳しく解説中！
>>バスの駐車場、運転手のホテル予約は必要？
5. ステッカー名（団体名）を決める
ステッカーとは貸切バスの正面窓に貼ってある札のこと。「〇〇〇ご一行様」などと書いてあるものを見たことありますよね？
このステッカーに記入する団体名を決めて、予約したバス会社へご連絡ください。
貸切バスが多い駐車場などでは、このステッカーが唯一の目印になることも。
このステッカー名が決まったらあらかじめ参加者全員にお知らせしておきましょう。
6. 当日の責任者の連絡先を決める
運行日当日は、責任者を一人決めていただく必要があります。責任者の名前と連絡先（電話番号）をバス会社にお伝えください。
もしも緊急の出来事が起こった場合はその人と運転手は連絡や確認をとることになります。そのため、責任者は日本語が話せる方ということでお願いしています。
7. 乗降場所を決定
当日の集合場所となる貸切バスの乗車場所と、解散場所になる降車場所を決定していただきます。
バスを停められる場所であれば、基本的にどこからでも乗降できますので、ご希望をお伝えくださいね！
ただしバスを停車できる場所は限られているので、必ずしも希望通りの場所に迎えに行けるわけではありません。
その場合は、お客さまの出発場所の希望からなるべく近いところでご案内させていただきます！
下記のような条件の場所には基本的に配車することはできません。
- 駅前（ロータリー）：人通りが多く車の交通量も多いため。路線バスやタクシーのロータリーには観光バスの進入は基本的に不可。
- 片側一車線しかないような狭い道路：車がすれ違えないため。
- 路線バスのバス停：路線バスが停車するため。
乗車する場所をどこにしたらよいわからないという方は、バス会社にご相談くださいね♪
乗車場所には、原則出発時間の15分前にバスが到着します。
ただしあまり長く駐停車できない場所の場合は、出発時間ギリギリに到着して、すぐに乗車をしていただくことがあります。
参加者のみなさんにはあらかじめ集合していただくようにして、時間をかけずに乗車してもらうことが大事です。
貸切バスを予約後にキャンセルしたいとき
バスをキャンセルするときは、キャンセル料をお支払いただく必要があります。
- 14日～8日前：20％
- 7日～24時間前：30％
- 前日：50％
- 当日：100％
※バス代のキャンセル料は手配内容によって変わることもあるので、入金確認後にメールかファックスでお送りする確認書面をご確認ください。
※キャンセル規定はバス会社によって異なる場合もあるので、予約時に必ずバス会社に確認をとりましょう！
貸切バス予約後の各種変更について
乗車人数変更
バスの定員内であれば問題ありません。
当日の人数の変更も、定員以内なら増えるのも減るのも問題ありません。
参加者が増えても料金が変わってくるということもありませんのでご安心を…♪
荷物量の変更
先述の荷物量目安内であれば問題ありません。
大幅に増加する場合は、事前にご相談ください。
行き先（行程）変更
行き先だけでなく、出発地や立ち寄り地の変更も、出発日から余裕をもってお伝えいただければ対応可能です。
ただし大幅な行き先変更（都道府県またぐなど）や、利用日の変更は対応が難しい場合がありますのでご注意ください。
また、少しの変更でも料金が変更になる可能性があるので、再見積もり後バス料金の差額清算が必要です。
追加で料金がかかる場合も運行前の支払いができないと変更は受けられません。
※利用時間が短くなり、返金になる場合は、行程が完全に確定してから運行前に返金をさせていただきます。
貸切バス利用日の1週間前には、最終行程を決定する必要があります。
行き先の変更は、利用日の1週間前までに必ずご連絡くださいね♪
バスタイプ変更
中型バスから大型バスなど、バスタイプの変更は車両の空きがあれば可能です。
バスタイプを変更することで同じバス会社のバスが手配できず、他のバス会社を探さなければならない可能性がありますのでご注意を…！
バスタイプの変更によりバス会社が変更になった場合で、なおかつその変更が運行日まで2週間以内であれば、バス会社へのキャンセル料も発生します。
「どうしてもバスタイプを変更しないとバスに乗りきらない！」
というような場合は仕方がないですが、基本的には2週間を切っていた場合のバスタイプ変更はおすすめしません。
貸切バスは、当日の行き先変更はできる？
当日の行き先変更はできません。
貸切バスの料金は利用時間と距離で計算しているため、当日変更になると料金が変わってしまいます。
また、バスの運行は運行管理表で管理することが法律で定められているので安易に当日変更することはできません。
ただし緊急事態（体調不良など）には変更に対応します。
また、「ランチが少し早く終わったから早めに宿に出発したい！」など、運行自体に大きな変更はないけれど、時間を少し早めるといった場合は変更可能なこともあります。
変更をご希望の場合は運転手さんにご相談くださいね。
※時間が短縮されても、バス料金の返金はできませんのでご注意ください。
まとめ：貸切バスの幹事さんは事前準備をしっかりと
貸切バスの予約した後の流れについて、具体的にご紹介させていただきました。
なんとなく流れをつかんでいただけましたでしょうか？
大人数を仕切らなくてはいけない貸切バスの幹事さんはやることが多くて大変ですが、簡単にまとめるとこの通り。
- ステッカー名（団体名）の決定
- 乗車場所（運転手との待ち合わせ場所）の決定
- 乗車人数と荷物量の確認
- 行き先や立ち寄り先に変更は無いか？
- 行き先の駐車場や運転手の宿泊先は確認済みか？
これらの確認事項を、貸切バス利用日の1週間前までにご予約先のバス会社へ直接ご連絡ください！
わからないことがあれば、バス会社まで気軽に相談してみてくださいね。
▼ 貸切バスで知っておきたい豆知識
≫貸切バスで急な行き先変更はできる？前もって、旅行プランを決めておく理由
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